Se sei alle prese con l’organizzazione di un evento, a prescindere da quali saranno le finalità o il flusso di persone presenti dovrai seguire delle regole universali che ne assicureranno la buona riuscita. Ecco quindi una lista sintetica ed esaustiva con tutti gli elementi fondamentali per organizzare un evento perfetto.

1. To do list

Una “to do list” è una lista molto approfondita di tutto ciò che c’è da fare per la pianificazione dell’evento. La lista dovrà comprendere tutte le attività necessarie preliminari per l’organizzazione oltre a prevedere entro quali date dovranno essere necessariamente completate. Date, scadenze e attività sono il punto di partenza principale dopo il quale potrai passare agli altri elementi.

2. Budget

Il budget non è semplicemente quanto si dispone per la pianificazione. In esso rientra la definizione di tutte le risorse da destinare alle varie attività messe nero su bianco nella checklist. Questo significa che location, staff, fornitori e promozione dovranno essere suddivisi valutando preventivi e ricercando il miglior compromesso tra qualità e prezzo per ottimizzare la gestione delle risorse.

3. Risorse

Ovviamente dopo il budget arriva il momento di scegliere come spendere le risorse che comprendono il capitale umano e lavorativo e non solo il denaro. La destinazione delle risorse riguarderà gadget, dispositivi di sicurezza, personale, materiale aziendale e tutto ciò che è considerato utile ai fini della realizzazione dell’evento.

4. Fornitori

I fornitori possono essere figure fisse con cui instaurare una collaborazione continuativa oppure aziende e professionisti nuovi, selezionati con cura in base alle esigenze organizzative. I fornitori devono essere selezionati per tempo e scelti con cura evitando di contattarli a ridosso della data dell’evento per evitare spiacevoli sorprese. Gli accordi di fornitura dovranno esser chiari e fissati con anticipo in così che tutto procederà secondo i piani.

5. Format

Il format di un evento è la scaletta e la forma con cui si svolgerà. Gli eventi possono essere celebrativi, formativi o di intrattenimento e le finalità sono altrettante. Esempi di eventi sono team building meeting, convegni, feste celebrative, inaugurazioni, campagne di promozione, spettacoli, concerti e feste private. Ognuno di questi è tecnicamente indicato con il termine “format” a cui si aggiungono ulteriori dettagli come la scaletta, ovvero la successione di attività che caratterizzeranno l’evento. Stabilire un format vivace serve a gestire i tempi e ad evitare momenti morti.

6. Location

La location merita un paragrafo esclusivo perché riveste un’importanza fondamentale. La sua centralità ai fini dell’evento è dovuta al fatto che, soprattutto di questi tempi, deve garantire il confort e la sicurezza per gli invitati. Sicurezza significa spazio a sufficienza, entrate e uscite ben segnalate, la presenza di addetti all’accoglienza e al rispetto delle norme e la facilità per le persone di poter raggiungere il luogo designato all’evento.

7. Sicurezza

Infine c’è il fattore sicurezza da non sottovalutare. Di questi tempi la sicurezza non riguarda solamente la gestione di spazi pubblici in termini di norme anti-incendio ma anche e soprattutto il rispetto di quelle anti-contagio. Per poter gestire tutto questo ti consigliamo di ricercare online una buona agenzia di organizzazione eventi Catania e farti proporre un preventivo in base alle tue richieste e alle tue aspettative.