L’organizzatore di eventi è una figura professionale che si occupa di pianificare e gestire l’organizzazione di convention, seminari riunioni, fiere ed altri tipi di eventi. Si tratta di una figura che predispone il programma dell’evento e si occupa di pubblicizzarlo. Le sue principali mansioni riguardano la pianificazione e il coordinamento di tutta la logistica dal budget ai relatori, al trasporto e attrezzature garantendo la buona riuscita dell’evento. Accanto a singoli professionisti ci sono anche agenzie di organizzazione eventi alle quali potersi rivolgere come la nosilence.it che organizza vari tipi di eventi come eventi pubblici, privati e aziendali.

Cosa fa un organizzatore di eventi

Le mansioni e le competenze di un organizzatore di eventi sono varie e incentrate soprattutto sui rapporti interpersonali. Riguardo le mansioni tra le principali responsabilità di chi organizza un evento vi è quella di curare la gestione dell’evento e la comunicazione con il cliente.

La pianificazione delle principali attività da svolgere riguarda:

– la scelta del tema e delle decorazioni per l’evento;

– la registrazione dei partecipanti;

– l’organizzazione di incontri laddove necessario ad esempio con sponsor o associazioni professionali;

– la supervisione delle varie fasi dell’evento compresa quella di definizione del budget e di monitoraggio delle spese. Per quanto riguarda invece la comunicazione con il cliente l’organizzatore di eventi deve essere il tramite tra il cliente e la struttura. La comunicazione di tutti i dettagli dell’evento al cliente deve avvenire in forma verbale o scritta assicurando di fornire informazioni precise e dettagliate. Inoltre deve essere garantita l’assistenza al cliente in tutte le richieste relative all’evento.

Le principali competenze di un organizzatore di eventi

Le competenze principali che deve avere un organizzatore di eventi riguardano innanzitutto le capacità comunicative e interpersonali. Chi organizza un evento infatti deve comunicare in maniera efficiente con clienti, fornitori e altri membri dello staff e la comunicazione può essere scritta e orale. Altra competenza fondamentale per chi organizza eventi è la capacità di organizzazione e di gestione del tempo perché si tratta di svolgere più compiti contemporaneamente in un ambiente di lavoro dinamico. Altre capacità importanti che devono avere gli organizzatori di eventi sono quelle di saper lavorare in autonomia e saper risolvere i problemi in maniera rapida garantendo la buona riuscita dell’evento. Infine sono importanti la motivazione e l’intraprendenza nel prendere le decisioni al fine di fornire il miglior servizio possibile.

Le principali attività che un organizzatore di eventi deve svolgere quotidianamente riguardano la gestione delle varie fasi che portano alla buona riuscita dell’evento. Dunque risultano importanti il lavoro di squadra, la comunicazione costante tra clienti, venditori e fornitori il tutto da monitorare continuamente per realizzare un evento impeccabile. L’organizzatore deve mantenere e coordinare relazioni anche molto complesse garantendo una comunicazione efficace e mirata in funzione dell’idea che è alla base dell’evento o dell’iniziativa specifica.

Per quanto riguarda invece le conoscenze che deve avere un organizzatore di eventi non è richiesta una laurea specifica tuttavia sono importanti le conoscenze in ambito alberghiero, di convention e food/beverage. Particolarmente importante può essere l’esperienza pregressa nel settore ricettivo ed alberghiero, la conoscenza dello stesso e l’esperienza nel settore delle vendite. Riguardo il tempo che richiede questo tipo di attività gli organizzatori di eventi devono essere disposti a lavorare su orari variabili e anche nei weekend o giorni di festa. Insomma una professione che richiede doti e tempi ben precisi per chi ama un lavoro dinamico e a contatto con il pubblico.